12+ Cách quản lý kho hàng khoa học, hiệu quả

Quản lý kho hàng là công việc vất vả, đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, kỹ năng và không phải ai cũng làm được. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh tay để có được các giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả. Bởi nếu không làm tốt công tác này thì thiệt hại của doanh nghiệp sẽ lớn hơn rất nhiều. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ đến bạn một số cách quản lý kho hàng hiệu quả, khoa học nhất và những lưu ý trong quản lý kho hàng bạn cần biết.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng về cơ bản là việc kiểm soát, quản lý các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất hàng, chuyển kho, tồn kho, sắp xếp và tổ chức giám sát quá trình lưu trữ hàng hóa. Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ được tình hình kinh doanh kịp thời, số lượng hàng hóa trong kho thời điểm đó thế nào. Từ đó có phương án xử lý và kinh doanh phù hợp, đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định.

Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả và khoa học nhất

Trên thực tế quản lý kho hàng không chỉ đơn giản là xuất nhập hàng hóa trong kho. Mà người quản lý kho còn cần biết mua gì, khi nào cần mua, theo dõi hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả. Dưới đây là một số cách quản lý kho hàng tốt nhất bạn có thể tham khảo.

Dựng kho hàng ở khu vực dễ quan sát, làm việc

Việc kiểm kê hàng hóa thường có nhiều nguy cơ và rủi ro nếu không gian làm việc không đủ và khó khăn không việc di chuyển, quan sát. Vì thế, hãy chọn và dựng kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện để nhập – xuất hàng, giao nhận hàng. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro và minh bạch trong quá trình kiểm kê, quản lý hàng hóa.

Sắp xếp hàng hóa khoa học, gọn gàng

Bạn có thể áp dụng giải pháp 5S khi sắp xếp hàng hóa. Đây là giải pháp dựa trên các bước triển khai của Lean nhằm giúp làm đơn giản hơn quy trình làm việc. Khi áp dụng giải pháp này việc sắp xếp hàng hóa sẽ đơn giản và linh hoạt hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực hiệu quả.

Tuy vậy, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn khi xếp hàng hóa, vật tư sao cho khoa học trong cả kho bãi lẫn trên sổ sách. Vì thế bạn cần phải tìm hiểu về quy tắc xếp hàng hóa chuẩn trong kho để áp dụng thực tế, mang đến những tiện lợi khi làm việc.

Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước 

Đây là quy tắc rất quan trọng khi quản lý kho hàng cần biết. Nhập trước – xuất trước có nghĩa là bạn nhập gì vào trước thì xuất ra trước và ngược lại. Quy tắc này không chỉ áp dụng với những hàng hóa có hạn sử dụng mà còn phải áp dụng với mọi loại hàng hóa, trong đó ưu tiên hàng đầu là hàng công nghệ, thời trang. Tuy những mặt hàng này không bị hao mòn nhưng chúng sẽ dễ bị lỗi mốt theo thời gian nếu không được sắp xếp đúng cách.

Thiết lập định mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn khô là mức hàng hóa luôn phải có trong kho để đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và cung cấp cho người dùng khi có nhu cầu phát sinh. Bạn cần đưa ra định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại hàng hóa, sản phẩm. 

Để xác được định mức này một cách tối ưu nhất bạn cần dựa trên các tiêu chí gồm:

• Lượng hàng tồn trong kho thực tế thế nào
• Dựa trên số lượng đơn đặt hàng của khách
• Dựa trên tình hình cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp
• Khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó

Cần nhớ rằng, định mức này không phải cố định và có thể thay đổi theo thời gian. Vì thế bạn cần kiểm tra thường xuyên, định kỳ để biết được định mức này có phù hợp với tình trạng kinh doanh hiện tại không để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp nhất.

Lưu mã vạch tất cả sản phẩm trong kho 

Không ai có khả năng nhớ được hết tất cả mọi loại hàng hóa trong kho trừ khi nó quá ít. Tuy nhiên, nếu hàng hóa hóa quá nhiều thì bạn cần sử dụng mã vạch để quản lý và kiểm soát từng mặt hàng. 

Khi dùng mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét là có thể biết sản phẩm đó là gì, số lượng thế nào để bổ sung hay bán gấp. Như vậy quá trình quản lý hàng tồn kho sẽ đơn giản hơn, tránh được sai sót trong quá trình nhập xuất số liệu.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho 

Hầu hết các shop hiện nay ngày nào cũng có sẽ thực hiện xuất hàng trong kho cho khách hàng. Vì thế, ngay từ khâu xuất kho, đóng gói hàng đều phải được kiểm soát chặt chẽ để tránh các rủi ro. Quy trình này thường được gọi là  kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh đơn đặt hàng với danh mục sản phẩm đã chọn để đảm bảo trùng khớp mã hàng hóa cũng như số lương hàng.

Lúc này, nhân viên kiểm tra chất lượng phải rà soát lại mọi thứ, đảm bảo hàng hóa không có vấn đề gì trước khi chuyển đi. Công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý nên hãy chọn những người giàu kinh nghiệm làm việc để giúp quá trình làm việc được nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Kiểm kho định kỳ

Thông thường, việc kiểm kho định kỳ sẽ được tiến hành khoảng 6 tháng/lần. Điều này nhằm xác định số lượng hàng, chất lượng hàng thế nào. Việc kiểm kê cần có 2 – 3 nhân viên cùng thực hiện. Để quá trình kiểm kê được nhanh chóng, hiệu quả thì bạn có thể thực hiện kiểm kho theo nhóm hàng hóa, sản phẩm. Các kiểm kho như sau:

• Kiểm kê thực thế: Là hoạt động kiểm kê lại toàn bộ hàng hóa hiện đang có trong kho.
• Kiểm kê tại chỗ: Là hoạt động diễn ra thường xuyên trong năm. Nó sẽ giúp bạn kiểm hàng hiệu quả, tránh gặp vấn đề như dồn dập hàng hay lưu lượng hàng hóa quá lớn.
• Kiểm tra theo chu kỳ: Đây là quy trình kiểm tra hàng hóa theo quý, tháng hay tuần hoặc có thể là mỗi ngày tùy theo tình trạng kho hàng.

Ưu tiên sắp xếp theo thứ tự ABC

Trong kho hàng, các sản phẩm sẽ có mức độ quan tâm khác nhau của khách hàng. Để biết được mức độ quan tâm chính xác của sản phẩm thì bạn có thể áp dụng cách phân tích ABC và đánh giá, sắp xếp chúng thành các nhóm dựa trên tiêu chí sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán trung bình
• C: Sản phẩm giá trị thấp nhưng tần suất bán ra cao

Mô hình Lean Manufacturing

Lean Manufacturing là mô hình quản lý rất được ưa chuộng trên thị trường hiện nay. Nó giúp quản lý hàng trong kho đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu trên thị trường, tránh tồn kho quá nhiều dẫn tới lãng phí sản xuất và bảo quản.

Khi áp dụng mô hình này trong quản lý kho hàng bạn sẽ được:

• Tiết kiệm thời gian bốc xếp và luân chuyển hàng hóa
• Cải thiện thời gian trong chu trình sản xuất cũng như cung cấp dịch vụ
• GIảm thời gian tìm và kiểm hàng tồn kho
• Xử lý tình huống linh hoạt, giảm áp lực đến nguồn đầu vào như thiết bị, máy móc, con người,….

Tính vòng quay tồn kho

Tính vòng quay tồn kho sẽ giúp đưa ra những dự đoán chính xác về thị trường. Thông qua đó bạn cũng biết được số lần nhập hàng trong kỳ để tính ra khoảng thời gian trung bình bán hết hàng tồn kho. Dựa trên những số liệu này bạn có thể đưa ra được kế hoạch nhập hàng phù hợp nhất.

Sử dụng thẻ kho

Các sản phẩm đều có thẻ kho riêng và được nhân viên kho cập nhật số liệu thường xuyên. Thẻ kho này này là một loại sổ tờ rời chuyên dùng theo dõi số lượng hàng đã nhập xuất hay còn tồn lại của mỗi loại. Khi dùng thẻ kho sẽ giúp việc quản lý hàng trong kho, ghi chép sổ sách được đầy đủ, nhanh chóng, chi tiết hơn. Nếu khâu nào có vấn đề thì bạn cũng có thể xử lý nhanh chóng.

Mọi sản phẩm trong kho hàng phải được dán nhãn

Thao tác dãn nhãn này sẽ giúp quá trình phân loại và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn. Từ đó giúp đơn giản quá trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả.

Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng cần độ chính xác tuyệt đối trong các số liệu nhằm tránh thất thoải, rủi ro. Vì thế, sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng thay vì nhập liệu bằng tay là biện pháp tốt nhất để hạn chế sai sót và mất mát cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý kho hàng hiện cũng có chi phí đầu tư không quá cao, dễ sử dụng. Vì thế, đây được xem là tính năng hỗ trợ giảm tối đa nhân lực và chi phí trong quá trình vận hành.

Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Quản lý kho hàng thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu sản phẩm bán chậm của bạn có thể trả lại cho nhà sản xuất nhanh chóng để cho sản phẩm mới có khả năng bán tốt hơn sẽ rất hiệu quả. Để làm được điều này thì bạn cần có mối quan hệ tốt với các nhà sản xuất. Chỉ có vật thì họ mới sẵn sàng chấp nhận đổi trả hàng hóa cho bạn khi không bán được hàng.

Ngoài ra, việt tạo dựng quan hệ với nhà sản xuất tốt cũng giúp bạn thương lượng giá dễ dàng hơn. Khi đó bạn có thể giảm giá nhập hàng đầu vào, cắt giảm được các chi phí lưu kho và nhiều chi phí liên quan khác.

Luôn có kế hoạch dự phòng khi quản lý kho hàng

Trong quá trình làm việc, mọi trường hợp đều có thể xảy ra. Vì thế, bạn cần phải có kế hoạch dự phòng để ứng phó kịp thời, giúp hạn chế tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp.

Thường các vấn đề khi quản lý kho hàng hay gặp nhất là:

• Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có hàng để bán
• Dòng tiền không đủ nên không có vốn để nhập hàng
• Nhầm lẫn khi tính toán dẫn tới thừa hoặc thiếu hàng
• Kho hàng không đủ diện tích chứa
• Một số sản phẩm bán khó nên làm tốn diện tích lưu trữ
• Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng hóa cho bạn
• Nhà sản xuất ngừng cung cấp đột ngột

Biết cách quản lý kho hàng mang lại lợi ích gì?

Biết cách quản lý kho hàng hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích cho nghiệp:

• Tránh thất thoát hàng hóa, biết được lượng hàng bán ra và tồn kho là bao nhiêu để hạn chế tổn thất tối đa. Đồng thời có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
• Tiết kiệm chi phí tối đa: từ phí nguyên liệu, vật,  phí lưu kho, phí mua hàng, phí quản lý và nhân công,….
• Giúp tăng doanh thu cho cửa hàng, tối ưu lợi nhuận.

Những điều cần lưu ý khi quản lý kho hàng

Khi quản lý kho hàng bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định để đảm bảo an toàn hàng hóa
• Không cho người ngoài hay bất kỳ ai vào kho nếu không có sự chấp thuận của quản lý, ngoại trừ nhân sự cố định trong kho
• Phải ký hợp đồng rõ ràng nếu dùng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý. Đồng thời, hợp đồng phải nêu rõ chính sách, thỏa thuận, đặc biệt là vấn đề bồi thường khi có sự cố
• Phải có bảo vệ trông coi kho để tránh những trường hợp tiếp cận bất thường
• Đưa ra định mức tồn kho rõ ràng của từng mặt hàng để dễ kiểm soát

Những công việc cần làm trong quá trình quản lý kho

• Sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho một cách khoa học. Xây dựng và tối ưu sơ đồ hàng hóa để dễ quản lý hơn.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn, nhớ quy tắc nhập trước – xuất trước.
• Xây dựng quy trình kiểm nhận giấy tờ, hồ sơ, chứng từ xuất – nhập hàng hóa.
• Lưu trữ chứng từ, hóa đơn khi xuất – nhật hàng.
• Theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống.
• Theo dõi hàng tồn kho hàng ngày để đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu. Thực hiện đánh giá và chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động từng loại hàng hóa.
• Luôn thực hiện đúng quy định PCCC kho hàng.
• Luôn kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho hàng để tránh bị ẩm ướt, mối mọt làm hư hỏng hàng hóa.

Có thể thấy rằng, để quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học không phải dễ. Cần người phải có chuyên môn và kinh nghiệm tốt thực hiện công việc này. Hy vọng với những cách quản lý kho hàng chúng tôi chia sẻ phía trên sẽ hữu ích với bạn.